Preguntas Frecuentes a Departamento de Cobranza

 

1.- ¿Qué es una factura?

R: Documento fiscal de notificación de cobro de un servicio, esta factura se emite mensualmente, se haya o no pagado la mensualidad. Ésta será enviada mensualmente a través de su representado mayor, se dará por cancelada con el respectivo recibo de pago.

2.- ¿Qué es un recibo de pago?

R: Es una constancia de pago que da por pagado una factura

3.- ¿Cuándo notificar un cambio en la facturación?

R: Si el representante requiere cambiar los datos fiscales de la factura, debe notificar antes de finalizar el mes, ya que la elaboración de las facturas es realizado los primeros días de cada mes.

Algunos cambios que se solicitan son:

  • Nombre de Razón Social.
  • Dirección
  • Montos mensuales (en caso de beneficio guardería).

4.- ¿Se puede solicitar una factura por adelantado?

R: No se pueden solicitar facturas por adelantado, ya que nuestra facturación es realizada mensualmente.

5.- ¿Se puede pagar varios meses por adelantado?

R: Sí, el representante puede abonar las cuotas mensuales por adelantado, en este caso al representante se le entrega un recibo como comprobante de pago de abono de cuotas y las facturas las recibirá mensualmente. Este pago es abono a cuotas, no cancelación de factura ya que estas aun no están emitidas.

6.- ¿Cómo hacer en caso de que una factura se emita errada?

R: Si por algún motivo la factura salió errada, el cliente debe entregar la factura al departamento de cobranza para que esta pueda ser anulada y emitir una nueva con los datos correctos (en un lapso mínimo de un mes).

7.- ¿Qué hacer en caso de extravío de alguna factura?

R: En caso que se extravíe una factura no se puede reimprimir la misma. En estos casos se puede entregar una copia sellada, con constancia de fidelidad de la misma.

8.- ¿Qué son los gastos administrativos?

R: Los gastos administrativos son intereses de mora por pagos de facturas vencidas. Las facturas pueden ser canceladas entro del mes en curso. Estos calculados son del 1% acumulado por mes vencido.

En cuanto a retiros.

1.- ¿En caso de retiro, a quién notificar?

Instructivo para el retiro de alumnos

1.-     Enviar un correo explicativo a: documentos@juanxxiii.e12.ve     indicando:

  • Código de representante, nombre, grado, sección, edad y fecha de nacimiento del alumno.
  • Lugar de nacimiento de ambos padres.
  • Motivo, fecha del retiro y lugar destino.
  • Si el cambio de residencia es a nivel nacional debe adjuntar “Carta de cupo asignado” emitida por la institución receptora, la cual debe consignar en la oficina de Control de Estudios.
  • Documentos requeridos por la institución receptora del alumno (tiempo estimado de emisión: mínimo un mes).
  • Adjuntar cómo imagen cédula de identidad y pasaporte de su (s) representado (as).
  • De tener pensado regresar al colegio, debe indicarlo con fecha estimada.

2.- Establecer contacto con las Analista de Cobranza y solicitar solvencia administrativa a través de cobranza@juanxxiii.e12.ve.

3.-Establecer contacto con la Comunidad Educativa (Miércoles en espacios del CRA) o través de comunidadeducativa@juanxxiii.e12.ve y solicitar solvencia de C.E presentando comprobantes de pagos realizados.

4.- Si desea solicitar entrevista con el Director Prof. Jorge Luis Bolívar, sobre todo si los planes de retiro contemplan un posible regreso, comunicarse a través del correo electrónico lucy@juanxxiii.e12.ve para concertar cita indicando nombre del representante, nombre del alumno y nivel.

5.- Presentar solvencia administrativa y de C.E al momento de retirar los documentos en la oficina de seguimiento estudiantil (Sede Bachillerato), Carta de Asignación de Cupo (solo para cambio de colegio a nivel nacional) y autorización si no retira el representante legal del alumno.

Importante:

Por razones de índole legal, los documentos definitivos de promoción se podrán retirar del colegio, según el nivel educativo; a saber:

•         Educación Inicial y Primaria​ (1º a 6º grados): 20​ de Julio.

•         1º a 4º año de Bachillerato: 25 de Julio.

•         5 año (Bachilleres):​ 7 de Septiembre.

Se recomienda consultar con la Zona Educativa del Estado Carabobo acerca de los recaudos necesarios para la legalización de los documentos ​ante el Ministerio de Educación en Caracas, para requerimientos en el Extranjero.

Los Documentos serán entregados al Representante Legal del alumno, de lo contrario debe presentar autorización escrita que incluya imagen de las cédulas de identidad, en la misma hoja, del Representante Legal y de la persona autorizada. Si los documento a retirar incluyen título de Bachiller, esta autorización debe ser Notariada.

R: En caso que un representante decida retirar a su(s) representado(s) del colegio, debe seguir los siguientes pasos:

2.- ¿Cuándo notificar el retiro?

R: Los retiros deben notificarse con 2 meses de anticipación; para ir elaborando su documentación y la desincorporación ante la zona educativa.

Si el retiro es a finales de año escolar debe ser notificado antes del 30/05/16 ya que podría perder el año escolar.

3.- ¿Cómo hacer en caso que el retiro haya sido por alguna emergencia?

R: Debe informarlo a la brevedad posible a las coordinaciones involucradas, control de estudio y el equipo de cobranza (controldeestudios@juanxxiii.e12.ve y cobranza@juanxxiii.e12.ve).

4.- ¿Debe cancelarse algún arancel para el retiro de los documentos?

R: No, el retiro de los documentos es un servicio totalmente gratuito, solo debe estar solvente administrativamente hasta la fecha final del retiro. Presentar solvencia (colegio y comunidad educativa) para el retiro de la documentación.

5.- ¿Cuánto tiempo debo esperar para retirar los documentos?

R: Los documentos se elaboran por Control de Estudios en un mes luego de la solicitud, estos deben ser firmados por la dirección y dispuestos en Seguimiento Estudiantil para ser retirados por el Representante del Alumno.

  • Control de estudios en la sede de bachillerato al 0241-842.57.32 Ext 105
  • Seguimiento estudiantil al 842.57.32 ext. 114 (Glayielena)

De no poder acudir el representante a retirar la documentación, debe dejar autorización escrita a la persona que retirara los documentos, incluyendo en la autorización la imagen de las cedulas de identidad.

6.- ¿En caso de retiro provisional (Reserva de cupo)?

R: En caso de reserva de cupo:

  • Notificar claramente en el correo a control de estudios y equipo de cobranza, el tiempo que tendrá fuera del colegio.
  • Cancelar las cuotas hasta final de año escolar.
  • En caso de haber pruebas extemporáneas, cancelar las mismas (Consultar con las coordinaciones respectivas según el nivel de su representado)

7.- ¿En caso que el retiro no sea efectivo?

R: Si el representante notificó el retiro y decide ya no hacerlo por alguna razón, debe enviar notificación a documentos (documentos@juanxxiii.e12.ve) con copia a control de estudio (controldeestudios@juanxxiii.e12.ve) y esperar respuesta de la directiva.

En cuanto a Intranet.

1.- ¿Qué es la Inscripción Electrónica?

R: La inscripción electrónica es un requisito indispensable para formalizar la inscripción del alumno al año escolar.

Esta información es de suma importancia ya que de allí se entrega la data de ingreso/egreso ante el Ministerio de Educación del año escolar.

Este proceso se efectúa una vez al inicio de año escolar y no depende del pago de inscripción.

2.- ¿Cómo efectuar la inscripción electrónica?

Para realizar la inscripción electrónica debe ingresar a la intranet www.juan23.com.ve con su código de representante y contraseña. Ubicar en el menú izquierdo la opción Inscripción Electrónica, seguir los pasos ahí indicados.

Este proceso debe efectuarse, por cada representado.

3.- ¿Cómo reportar un pago realizado?

R: Ingresar a la intranet www.juan23.com.ve con su código de representante y clave. Ubicar en el menú izquierdo la opción Registro de Pagos, llenar los campos requeridos y guardar la información.

Cualquier inquietud visitar el link:

Procedimiento de Pago

4.- ¿Qué significan los siguientes estatus en el pago registrado?

  1. Sin Conciliar: Pago registrado en la intranet a la espera de verificación en nuestras cuentas.
  2. Recibo emitido: Pago verificado en nuestros estados de cuenta y procesado en el sistema.
  3. En Cuenta de la Comunidad Educativa: Pago efectuado en cuentas de la Comunidad Educativa y debe ser registrado en el link e intranet destinado a tal fin.
  4. Verificar Datos: Pago que no coincide con nuestros estados de cuenta, debe ser verificado por el representante y reportado en caso de algún error.
  5. Conciliado: Pago verificado en nuestros estados de cuenta y por procesar en el sistema.
  6. Transacción Devuelta: Operación no exitosa. Cheque o transacción devuelta. Debe realizar de nuevo la transacción y registrar en la intranet.
  7. En Tránsito: Datos por verificar de manera exhaustiva por parte del equipo de cobranza. De haber algún error será notificado.